Trocar de contador: veja o passo a passo

Se você está enfrentando dificuldades com o atendimento, falhas na entrega de obrigações ou falta de proatividade, saiba que trocar de contador é um direito do empresário — e pode ser a melhor decisão para o futuro da sua empresa.

Contar com uma contabilidade de confiança é essencial para manter a saúde financeira, a conformidade fiscal e o crescimento estratégico de qualquer empresa. No entanto, infelizmente, nem sempre o contador atual atende às expectativas ou às necessidades do negócio.

Neste artigo, a São Lucas Contabilidade explica quando trocar de contador, quais os cuidados legais necessários e o passo a passo completo para fazer a transição com segurança, sem prejuízos ou complicações junto à Receita Federal e outros órgãos.

Quando trocar de contador?

Antes de iniciar o processo de troca, é importante identificar se a sua empresa realmente precisa de um novo profissional ou escritório contábil. Alguns sinais indicam que é hora de considerar a mudança:

1. Falta de comunicação e atendimento ineficiente: Seu contador demora dias para responder uma dúvida simples? As informações são passadas com pressa, sem explicações? Esse tipo de comportamento demonstra falta de comprometimento e pode gerar problemas fiscais ou perdas financeiras.

2. Erros frequentes nas obrigações: Multas por entrega fora do prazo, inconsistências no DAS, declarações do IR com erros… tudo isso pode ser evitado com organização e competência técnica. Se os erros são frequentes, a troca é inevitável.

3. Ausência de orientação estratégica: Um bom contador não cuida apenas de impostos — ele atua como parceiro estratégico, orientando sobre regime tributário, controle de custos, pró-labore, distribuição de lucros, planejamento fiscal e muito mais.

4. Falta de modernização: Hoje, é possível ter tudo digital: documentos em nuvem, assinatura eletrônica, integração com sistemas de gestão. Se sua contabilidade ainda depende de pastas físicas e planilhas em papel, você está perdendo tempo e competitividade.

Trocar de contador é difícil?

Muita gente pensa que trocar de contador é um processo complexo, cheio de burocracias ou que pode deixar a empresa “descoberta” por algum tempo. Mas isso não é verdade. Com a orientação correta, a transição pode ser feita de forma rápida, segura e sem interrupções nas atividades da empresa.

O mais importante é seguir um passo a passo estruturado, garantir que as informações sejam transferidas corretamente e escolher um novo contador preparado para assumir sua contabilidade de forma eficiente.

Passo a passo para trocar de contador com segurança

Para que você esclareça de forma definitiva todas as suas dúvidas sobre o assunto trocar de contador, o nosso time de especialistas preparou um passo a passo completo, com todas as orientações importantes. Confira!

Passo 1: Escolha o novo escritório contábil

Antes de encerrar a relação com o contador atual, o ideal é já ter escolhido um novo profissional ou empresa contábil. Assim, você garante uma transição segura, com acompanhamento técnico desde o início do processo.

Na hora de escolher, avalie:

• Experiência com empresas do seu porte e setor;

• Atendimento consultivo e personalizado;

• Uso de tecnologia e sistemas digitais;

• Transparência na precificação e nos serviços oferecidos;

• Disponibilidade e agilidade na comunicação.

📌 A São Lucas Contabilidade oferece atendimento completo, digital e personalizado, ideal para quem busca mais segurança e agilidade na gestão fiscal e contábil.

Passo 2: Comunique a decisão ao contador atual

O ideal é notificar o contador anterior por escrito, de preferência com antecedência de 30 dias, mesmo que não haja contrato formal com esse prazo. A comunicação pode ser feita por e-mail, de forma educada, explicando a decisão.

Esse contato deve solicitar:

• A rescisão dos serviços contábeis;

• A entrega de todos os documentos e informações da empresa;

• O encerramento das procurações no e-CAC e na Junta Comercial (caso existam).

Importante manter a cordialidade para garantir colaboração na transição, mesmo em caso de insatisfação com o serviço prestado.

Passo 3: Solicite os documentos e arquivos da empresa

A empresa tem o direito legal de receber todos os documentos relacionados à sua contabilidade, incluindo:

• Livros contábeis;

• Declarações enviadas;

• Guias de tributos pagos;

• Informações de funcionários (folha, FGTS, eSocial);

• Documentos de abertura, alterações contratuais, balanços, etc.

Esses documentos podem ser entregues em formato digital (PDF ou XML), conforme prevê a legislação vigente.

📌 O novo contador deve acompanhar essa etapa, solicitando os arquivos corretamente para garantir que nenhuma obrigação fique em aberto ou seja esquecida.

Passo 4: Revogue as procurações

Caso o contador anterior tenha acessos em nome da sua empresa, será necessário revogar essas autorizações. Os principais locais onde isso pode ocorrer:

• e-CAC (Receita Federal): revogação da procuração digital;

• Junta Comercial: revogação de procurações específicas;

• Portais estaduais e municipais: como SEFAZ, prefeitura e plataformas de emissão de nota fiscal.

O novo contador pode ajudar nesse processo para garantir que apenas ele tenha poderes para atuar em nome da sua empresa.

Passo 5: Assine o novo contrato de prestação de serviços contábeis

Com tudo regularizado, é hora de formalizar a contratação do novo contador. O contrato deve conter:

• Descrição clara dos serviços oferecidos;

• Valor e forma de pagamento;

• Frequência dos relatórios e entregas;

• Cláusulas sobre sigilo, responsabilidade e prazos;

• Possíveis multas por descumprimento contratual.

Esse documento é essencial para garantir segurança jurídica para ambas as partes e evitar mal-entendidos futuros.

Passo 6: Faça a regularização da contabilidade

Se houver pendências da gestão anterior, o novo escritório contábil deverá fazer um levantamento da situação da empresa e, se necessário, realizar:

• Retificações de declarações;

• Entrega de obrigações em atraso;

• Correção de registros contábeis;

• Regularização de débitos ou parcelamentos.

Esse diagnóstico inicial é essencial para garantir que a empresa volte a ficar 100% regularizada com o Fisco.

Trocar de contador também pode ser estratégico

Muitas vezes, a troca de contador não acontece apenas por insatisfação, mas por mudanças no perfil da empresa. Se o seu negócio está crescendo, expandindo para outras cidades ou passando por uma reestruturação, talvez o contador atual não tenha estrutura ou experiência suficiente para acompanhar a nova fase.

Nesses casos, mudar de contador significa investir em uma contabilidade mais estratégica, com foco em:

• Redução da carga tributária;

• Controle de custos;

• Planejamento financeiro e societário;

• Expansão com segurança jurídica.

Conte com a São Lucas Contabilidade na sua transição

Se você está insatisfeito com o seu contador atual ou busca um parceiro contábil mais moderno, ágil e comprometido com o crescimento do seu negócio, a São Lucas Contabilidade está pronta para te ajudar.

✅ Atendimento 100% digital e consultivo;
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✅ Acompanhamento completo no processo de troca de contador;
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