Como migrar de contabilidade sem perder informações ou prazos fiscais

Trocar de escritório contábil é uma decisão importante e muitas vezes necessária para garantir mais eficiência, economia e segurança fiscal.

No entanto, muitos empresários adiam essa mudança por medo de perder informações, enfrentar atrasos em obrigações fiscais ou lidar com burocracia.

A boa notícia é que migrar de contabilidade pode ser um processo simples e seguro, desde que feito da forma correta e com o apoio de profissionais experientes.

Neste artigo, a São Lucas Contabilidade explica como migrar sua contabilidade sem perder informações ou prazos fiscais, destacando o passo a passo, os cuidados essenciais e os benefícios dessa transição.

Por que mudar de contabilidade?

Antes de entender como fazer a migração, é importante refletir sobre o motivo da troca. A contabilidade é a base da gestão empresarial e deve atuar como parceira estratégica do negócio. Quando o escritório atual deixa de atender às expectativas, a troca pode representar um grande avanço.

Entre os motivos mais comuns para mudar de contabilidade estão:

• Falta de comunicação e transparência;

• Erros ou atrasos na entrega de obrigações fiscais;

• Multas e inconsistências nas declarações;

• Ausência de relatórios gerenciais e consultoria estratégica;

• Atendimento genérico, sem personalização;

• Falta de domínio sobre o segmento da empresa (saúde, e-commerce, tecnologia, etc.).

Se algum desses pontos faz parte da sua realidade, a migração pode ser a melhor solução.

É possível trocar de contabilidade a qualquer momento?

Sim. A empresa pode mudar de contador em qualquer época do ano, desde que o processo seja feito com cuidado e comunicação adequada entre as partes.

No entanto, o momento ideal para a troca é o fim do exercício fiscal (novembro e dezembro), quando os balanços estão sendo encerrados e o novo escritório pode começar o atendimento com um ciclo contábil completo.

Ainda assim, nada impede que a migração aconteça no meio do ano — o essencial é garantir que todas as informações e documentos sejam repassados de forma organizada.

Os riscos de uma migração mal feita

Migrar de contabilidade de forma precipitada ou sem o devido acompanhamento pode gerar sérios prejuízos. Alguns dos principais riscos incluem:

• Perda de dados contábeis e fiscais;

• Atrasos em declarações obrigatórias;

• Multas e penalidades da Receita Federal;

• Dificuldades de acesso a sistemas e certificados digitais;

• Falhas na transição de procurações eletrônicas;

• Falta de controle sobre obrigações mensais e trabalhistas.

Por isso, o processo deve ser conduzido com planejamento e acompanhamento técnico, algo que a São Lucas Contabilidade realiza com total segurança para cada novo cliente.

Passo a passo para migrar de contabilidade sem perder informações

Migrar para um novo escritório contábil é mais fácil do que parece. A seguir, veja o passo a passo completo para garantir uma transição tranquila, sem riscos fiscais ou perda de dados.

1. Formalize a decisão de encerramento com o contador atual

O primeiro passo é comunicar oficialmente a decisão de encerrar o contrato. Leia atentamente as cláusulas sobre aviso prévio e prazo de rescisão, normalmente de 30 dias.

Essa comunicação deve ser feita por escrito (e-mail ou documento formal), garantindo transparência e tempo para que o contador atual organize a entrega de todos os documentos e declarações pendentes.

2. Solicite toda a documentação contábil e fiscal

O segundo passo é garantir que todas as informações da empresa sejam transferidas corretamente para o novo escritório.

Peça os seguintes documentos:

• Contrato social e alterações;

• Cartão do CNPJ;

• Balancetes e balanços anuais;

• Livros contábeis e fiscais;

• Declarações entregues (DCTF, EFD, DEFIS, ECD, ECF etc.);

• Guias de tributos pagos;

• Relação de funcionários e encargos trabalhistas;

• Certificados digitais e procurações eletrônicas.

Esses dados são essenciais para que a nova contabilidade assuma a gestão sem interrupções nos processos fiscais.

3. Confira se há pendências em aberto

Antes da troca, é importante confirmar se todas as obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis foram entregues corretamente. Isso inclui:

• Impostos municipais, estaduais e federais;

• Folha de pagamento e encargos;

• Declarações de faturamento;

• Alvarás e licenças vigentes.

Caso sejam identificadas pendências, a nova contabilidade pode assumir a regularização de forma orientada e planejada.

4. Transfira as procurações eletrônicas

A procuração eletrônica é o documento que permite ao escritório contábil acessar as plataformas da Receita Federal, eSocial, DCTFWeb, FGTS Digital e prefeitura em nome da empresa.

Durante a migração, é fundamental revogar as antigas procurações e cadastrar as novas, garantindo que apenas o novo escritório tenha acesso às informações fiscais.

Na São Lucas Contabilidade, esse processo é feito de forma assistida, com suporte técnico para evitar erros.

5. Liberar acesso aos sistemas

O novo contador precisará de acesso a alguns sistemas e plataformas digitais, como:

• e-CAC (Receita Federal);

• Portal da prefeitura (NFS-e);

• eSocial e DCTFWeb;

• Plataformas de emissão de notas fiscais;

• Sistemas ERP e bancos digitais.

Esses acessos permitem a continuidade da emissão de notas, apuração de impostos e envio de obrigações mensais sem interrupções.

6. Realize uma reunião de transição

Antes de iniciar oficialmente os serviços, é fundamental que a empresa e a nova contabilidade realizem uma reunião de alinhamento.

Nessa etapa, devem ser discutidos:

• Histórico da empresa e particularidades do setor;

• Situação fiscal e possíveis ajustes;

• Regime tributário e estratégias para redução de impostos;

• Cronograma de entregas e acompanhamento.

Essa conversa inicial garante que o novo escritório entenda completamente as necessidades do negócio e inicie o atendimento com base em dados sólidos.

Cuidados essenciais durante o processo de migração

Para garantir que a mudança de contabilidade ocorra com total segurança, é importante seguir alguns cuidados práticos:

• Evite trocar de escritório no meio de obrigações importantes, como fechamento trimestral ou entrega de declarações;

• Mantenha cópias de todos os documentos recebidos e enviados;

• Confirme a transmissão de todas as declarações antes de encerrar o contrato com o contador anterior;

• Verifique se o novo escritório assumiu corretamente o certificado digital;

• Acompanhe o primeiro mês de transição de perto, garantindo que prazos e guias sejam entregues corretamente.

Seguindo essas etapas, o processo de migração será simples, rápido e sem riscos.

Vantagens de migrar para uma contabilidade digital e consultiva

Muitos empresários aproveitam o momento da migração para modernizar a gestão contábil. Migrar para uma contabilidade digital e consultiva, como a da São Lucas Contabilidade, traz benefícios como:

• Acesso rápido a relatórios e documentos online;

• Comunicação direta e transparente com o contador;

• Gestão tributária com foco em redução de impostos;

• Controle financeiro e integração com sistemas ERP;

• Mais segurança no armazenamento e compartilhamento de dados.

Diferente da contabilidade tradicional, que atua de forma reativa, a contabilidade consultiva acompanha o dia a dia da empresa e orienta decisões estratégicas baseadas em dados reais.

Como a São Lucas Contabilidade conduz o processo de migração

A São Lucas Contabilidade é especialista em migrações seguras e sem burocracia. O processo é estruturado em etapas simples e transparentes:

1. Diagnóstico inicial gratuito: análise da situação atual da empresa, regime tributário e pendências;

2. Planejamento da transição: elaboração de cronograma de migração e checklist de documentos;

3. Coleta e conferência de dados: solicitação ao antigo contador e verificação das informações recebidas;

4. Regularização, se necessário: correção de erros e atualização de registros fiscais;

5. Implantação dos sistemas digitais e integração contábil;

6. Reunião de alinhamento e início oficial do atendimento.

Com esse processo, o cliente passa a contar com uma contabilidade organizada, moderna e estratégica, sem interrupção das obrigações fiscais e sem perda de histórico contábil.

Dúvidas comuns sobre a troca de contabilidade

Posso mudar de contador a qualquer momento?
Sim. A empresa tem liberdade para escolher outro escritório sempre que quiser, desde que comunique a mudança e respeite o contrato atual.

O antigo contador pode se recusar a entregar documentos?
Não. O profissional é obrigado, por lei, a entregar toda a documentação da empresa mediante solicitação formal.

A nova contabilidade consegue recuperar informações antigas?
Sim. Mesmo se houver documentos ausentes, é possível recuperar registros diretamente nos sistemas da Receita Federal e órgãos fiscais.

Conclusão

Migrar de contabilidade não precisa ser um processo complicado ou arriscado. Com planejamento, checklist completo e o suporte de uma equipe experiente, é possível fazer a transição sem perder informações ou prazos fiscais, garantindo continuidade total das obrigações da empresa.

Se você está insatisfeito com o serviço atual ou busca uma contabilidade mais moderna, digital e estratégica, a São Lucas Contabilidade é a parceira ideal para essa mudança.

Entre em contato com nossos especialistas e descubra como migrar sua contabilidade de forma segura, sem burocracia e com o suporte de quem entende de negócios e de crescimento sustentável.