Como emitir uma nota fiscal de serviços?

Emitir uma nota fiscal de serviços é uma obrigação legal para qualquer empresa ou profissional que presta serviços no Brasil. Esse documento formaliza a relação entre prestador e tomador, garante a arrecadação de impostos e oferece segurança jurídica para ambas as partes envolvidas.

Se você é empreendedor, autônomo com CNPJ ou está abrindo um negócio agora, entender como emitir uma nota fiscal de serviços é essencial para a regularização da sua atividade e para conquistar mais clientes.

Neste artigo, a São Lucas Contabilidade explica de forma simples e prática tudo o que você precisa saber sobre o assunto.

O que é uma nota fiscal de serviços?

A nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e) é um documento digital utilizado para registrar a prestação de um serviço. Diferente da nota fiscal de produto (que é controlada pelo Estado), a NFS-e é gerida pelas prefeituras, já que o Imposto Sobre Serviços (ISS) é um tributo municipal.

Ela deve ser emitida por empresas e profissionais que atuam na prestação de serviços, como:

• Profissionais liberais (advogados, médicos, designers, engenheiros, etc.)

• Empresas de tecnologia, marketing, contabilidade, consultoria

• Estúdios fotográficos, salões de beleza, academias, entre outros

A emissão da nota é obrigatória sempre que houver prestação de serviço remunerada, e a omissão desse documento pode gerar multas e problemas com o fisco.

Quem pode emitir nota fiscal de serviços?

A emissão da nota fiscal de serviços está restrita a empresas com CNPJ ativo e inscrição municipal. Isso significa que, para emitir notas, é preciso estar formalizado como pessoa jurídica.

Não pode emitir NFS-e:

• Pessoas físicas que prestam serviço de forma informal

• Empresas sem inscrição municipal ativa

Pode emitir NFS-e:

• Empresas em geral, com Inscrição Municipal ativa

• Profissionais liberais que atuam como PJ (inclusive no Simples Nacional)

🔎 Importante: a NFS-e é diferente da nota fiscal de produto (NF-e), que exige inscrição estadual e se aplica à venda de mercadorias.

O que é necessário para emitir uma nota fiscal de serviços?

Antes de aprender como emitir uma nota fiscal de serviços, é importante saber quais são os pré-requisitos. Veja a seguir:

1.CNPJ ativo: Sua empresa deve estar registrada e com CNPJ regularizado junto à Receita Federal. Se ainda não tem empresa aberta, é preciso dar esse primeiro passo com o apoio de um contador.

2.Inscrição municipal: A inscrição municipal é o cadastro da sua empresa junto à prefeitura da cidade onde o serviço será prestado. Ela é obrigatória para liberar o acesso ao sistema de nota fiscal.

3.Autorização da prefeitura: Cada município tem seu próprio sistema para emissão de notas. Após o registro da empresa, é necessário solicitar à prefeitura a autorização para emissão da NFS-e, geralmente por meio de um portal eletrônico.

4.Certificado digital (em algumas cidades): Algumas prefeituras exigem o uso de certificado digital (tipo A1 ou A3) para validar a identidade da empresa e garantir a segurança do processo de emissão.

Passo a passo: como emitir uma nota fiscal de serviços?

Agora que você já entendeu os pré-requisitos, vamos ao passo a passo básico de como emitir uma NFS-e:

Passo 1: Acesse o sistema da prefeitura

Procure pelo site oficial da prefeitura da sua cidade ou do município onde o serviço será prestado. Normalmente há uma área exclusiva chamada “Nota Fiscal de Serviços Eletrônica” ou “Emissor NFS-e”.

Passo 2: Faça o login

O acesso pode ser feito com:

• Login e senha cadastrados

• Certificado digital (quando exigido)

Passo 3: Preencha os dados da nota

Você deverá informar:

• Dados do tomador do serviço (quem está contratando o serviço): nome, CPF/CNPJ, endereço

• Descrição do serviço prestado

• Valor do serviço

• Alíquota do ISS (Imposto Sobre Serviços)

⚠️ Atenção: as alíquotas do ISS variam de 2% a 5%, dependendo da atividade e do município.

Passo 4: Gere e emita a NFS-e

Após preencher as informações, clique em “Emitir” ou “Gerar Nota Fiscal”. O sistema irá gerar um arquivo PDF com um número e data de emissão.

Você pode:

• Imprimir

• Salvar

• Enviar por e-mail ao cliente

É possível cancelar ou corrigir uma nota fiscal?

Sim, na maioria das prefeituras é possível cancelar ou corrigir uma nota fiscal de serviços, desde que dentro de um prazo estipulado (geralmente 24 a 72 horas após a emissão).

As opções disponíveis são:

• Cancelamento da nota (em caso de erro total ou serviço não prestado)

• Substituição por uma nova nota (se permitida pelo sistema)

• Carta de correção (em casos específicos e dependendo do município)

Sempre consulte o seu contador para orientar sobre o procedimento correto.

Quais impostos incidem na nota fiscal de serviços?

Ao emitir uma NFS-e, o principal imposto envolvido é o ISS (Imposto Sobre Serviços). Além dele, dependendo do regime tributário da empresa, outros tributos podem estar embutidos no valor.

No Simples Nacional:

• O ISS já vem incluso no DAS mensal, e a alíquota depende do anexo do Simples.

• A nota pode conter ou não o destaque do ISS, conforme a prefeitura.

No Lucro Presumido ou Lucro Real:

• O ISS é calculado sobre o valor bruto do serviço, conforme a alíquota da prefeitura.

Por isso, é fundamental ter uma contabilidade especializada para apurar corretamente os impostos e garantir a conformidade fiscal.

Dicas para emitir notas fiscais de forma eficiente

• Use sistemas integrados: ERPs e softwares de gestão automatizam a emissão de notas e evitam erros manuais.

• Verifique a legislação municipal: As regras podem variar bastante de cidade para cidade.

• Evite atrasos: Emita as notas dentro do prazo para não prejudicar o fluxo de caixa e a imagem com o cliente.

• Converse com seu contador: A melhor forma de evitar multas e aproveitar incentivos fiscais é ter orientação profissional.

Conclusão

Emitir uma nota fiscal de serviços é um passo essencial para manter sua empresa regularizada e crescer com segurança. Além de cumprir a lei, você transmite profissionalismo ao seu cliente e garante o controle dos seus tributos e receitas.

O processo pode parecer burocrático no início, mas com a estrutura certa e o apoio de uma contabilidade de confiança, tudo se torna simples e automatizado.

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