Passo a passo para emissão de nota fiscal eletrônica em e-commerces

Negligenciar a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) em um e-commerce pode trazer sérias consequências para sua gestão financeira, como multas, autuações fiscais e até suspensão de inscrição estadual. 

Além disso, a NF-e é fundamental para comprovar legalmente suas vendas, assegurar a satisfação do cliente e manter o controle de estoque e de tributos. 

Quer saber como gerar esse documento para sua loja virtual de forma correta? A seguir, apresentamos um guia completo, com tudo o que você precisa saber, do credenciamento junto à SEFAZ até a integração direta com sua plataforma de vendas.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital, com validade jurídica garantida por assinatura digital, que formaliza operações de circulação de mercadorias e prestações de serviços sujeitas ao ICMS. 

Diferente da antiga via impressa, a NF-e é gerada e armazenada eletronicamente, transmitida em tempo real à Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ). Ela reúne informações como:

• Identificação do emitente (CNPJ, inscrição estadual)

• Identificação do destinatário (CNPJ ou CPF e endereço)

• Código e descrição dos produtos vendidos

• Quantidade, valor unitário e valor total de cada item

• Tributos incidentes (ICMS, PIS, COFINS, IPI)

• Dados de transporte e logística (quando aplicável)

• Chave de acesso e QR Code para consulta pública

Para e-commerces, a NF-e não só documenta a venda, mas também dispara eventos logísticos (liberação de separação, expedição, transporte) e alimenta os controles de estoque e de contas a receber.

Por que um e-commerce deve emitir NF-e?

• Obrigatoriedade legal: 

Toda operação interestadual ou remessa para consumidor final exige NF-e, salvo exceções legais (por exemplo, vendas de MEI para pessoa física sem nota, quando não requerida). 

A ausência de NF-e sujeita o lojista a multas que variam de R$ 500 a R$ 1.500,00 por documento não emitido, além de juros e correção monetária.

• Experiência do cliente: 

Os consumidores exigem comprovantes fiscais eletrônicos por e-mail ou impressos. Na prática, isso transmite segurança em especial em compras de maior valor, e facilita trocas e devoluções.

• Gestão integrada: 

A NF-e alimenta automaticamente sistemas de ERP, CRM e gestão de estoque. Com integração total, o lojista evita retrabalho manual, erros de digitação e divergências entre vendas e movimentação de mercadoria.

• Combate à sonegação: 

Autoridades fiscais cruzam dados de NF-e, transporte e movimento bancário para identificar operações não declaradas. Emitir corretamente a NF-e resguarda sua loja de autuações.

Passo a passo para emitir NF-e em seu e-commerce

Para iniciar a emissão de nota fiscal eletrônica em seu e-commerce, tudo que você precisa fazer é seguir às orientações do passo a passo abaixo:

1.Escolha do regime tributário e legalização

Se a sua loja virtual ainda não possui um CNPJ, o primeiro passo é cuidar do processo de legalização do negócio, o que inclui:

• Registro na Junta Comercial;
• Emissão do CNPJ;
• Emissão da Inscrição Municipal;
• Liberação do Alvará de Localização e Funcionamento.

2.Credenciamento na SEFAZ

Logo após registrar o seu e-commerce e obter os documentos citados no tópico anterior, será preciso solicitar o credenciamento para emissão de notas fiscais.

A SEFAZ, ou seja, o fisco do seu estado, é o órgão responsável por liberar a sua empresa para emitir notas fiscais eletrônicas.

Pode parecer complexo, mas não se preocupe, pois o time de especialistas da São Lucas Contabilidade vai cuidar de todos os trâmites.

3.Obtenção de certificado digital

O certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ, modelo A1 ou A3) é obrigatório para assinar digitalmente cada NF-e, garantindo autenticidade e integridade.

• A1: Certificado em arquivo, instalado no servidor, válido por 1 ano. Permite automação total.

• A3: Certificado em cartão ou token, válido por 2 a 3 anos, exige inserção física em cada emissão.

4.Escolha de software emissor

Com o certificado digital em mãos e toda documentação do e-commerce regularizada, basta escolher um software emissor de notas fiscais, como eNotas, Bling ou qualquer outro que lhe atenda de forma plena.

Leve em consideração os custos da ferramenta, a facilidade de emissão e o suporte que é oferecido.

No software emissor, configure:

• Dados da empresa: CNPJ, inscrição estadual, endereço completo.

• Alíquotas de ICMS: De acordo com o CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações) de cada operação.

• Tributação de PIS/COFINS: Cumulativo ou não cumulativo, conforme regime tributário.

• Condições de frete: Se por conta do remetente, destinatário ou terceiros.

• Dados de transportadora: CNPJ, placa, UF e distância.

Após parametrizar, faça testes em ambiente de homologação (SEFAZ teste), emitindo NF-e sem valor real para validar integração e layout.

Assim que estiver tudo em ordem, você poderá começar a emissão de nota fiscal fiscal eletrônica no e-commerce, mantendo seu negócio em dia com o fisco. Ah, e o melhor, é possível automatizar o processo de emissão.

Com ferramentas de automação, a nota fiscal pode ser gerada sem intervenção humana, a cada pedido com pagamento confirmado no site.

Cancelamento e inutilização de NF-e

Caso seja necessário cancelar uma NF-e (erro de dados, duplicidade) siga estas regras:

• Prazo de cancelamento: Até 24 horas após a autorização (ou prazo definido pela Sefaz estadual).

• Motivos válidos: Erro de CFOP, dados do cliente, valores ou produto não disponibilizado.

• Procedimento: Informe chave de acesso, CNPJ emitente e justificativa no sistema da SEFAZ ou via webservice.

Para inutilizar numeração (pular séries), use o mesmo canal informando a faixa de numeração não utilizada, motivo e CNPJ.

Como a São Lucas Contabilidade apoia seu e-commerce

A São Lucas Contabilidade é especialista em gestão fiscal para e-commerces. Oferecemos:

• Assessoria na escolha do regime tributário ideal (Simples, Presumido ou Real).

• Credenciamento e homologação junto à SEFAZ estadual.

• Implantação de software emissor integrado à sua loja virtual.

• Configuração de CFOP, NCM, tributação PIS/COFINS e ICMS.

• Treinamento de equipe para emissão e cancelamento de notas.

• Relatórios periódicos para apuração de impostos e entrega de SPED.

• Suporte contínuo para dúvidas e atualizações de legislação.

Com a São Lucas, seu e-commerce emite NF-e de forma automatizada, segura e em total conformidade, permitindo que você foque no crescimento das vendas e na experiência do cliente.

Entre em contato conosco e descubra como simplificar a emissão de nota fiscal eletrônica em sua loja virtual!