Nota fiscal em marketplaces: quem emite e como emitir corretamente?

Vender em marketplaces como Amazon, Shopee, Mercado Livre, Magalu e Americanas se tornou uma das principais portas de entrada para empreendedores do comércio eletrônico.

Com estrutura pronta, público em massa e logística facilitada, essas plataformas permitem que vendedores foquem no produto e nas vendas. Mas existe uma dúvida que ainda causa muita confusão: quem deve emitir a nota fiscal em marketplaces? E como emitir corretamente?

Neste artigo, você vai entender de forma clara e completa como funciona a emissão de nota fiscal em marketplaces, quem tem essa obrigação, quais são os documentos exigidos e como evitar erros que podem gerar problemas com o fisco.

Se você já vende ou pretende vender nesses canais, continue lendo para garantir que sua operação esteja 100% regularizada.

Quem é responsável por emitir a nota fiscal no marketplace?

Uma das primeiras questões que surgem é: “Se estou vendendo dentro de um marketplace, ele emite a nota fiscal para mim?” A resposta é não.

A responsabilidade de emissão da nota fiscal é sempre do vendedor da mercadoria, ou seja, o lojista que cadastrou e anunciou o produto dentro da plataforma.

Ainda que a venda seja feita por meio de canais como Shopee, Mercado Livre ou Amazon, o cliente final está comprando diretamente do lojista, e não da plataforma. Por isso, cabe a você, empreendedor ou empresa, emitir a nota fiscal da venda realizada.

O marketplace pode até emitir notas fiscais próprias sobre a comissão cobrada ou sobre os serviços logísticos que presta, mas não substitui o vendedor na nota fiscal de venda do produto.

É obrigatório emitir nota fiscal em marketplaces?

Sim. A emissão de nota fiscal é obrigatória para todas as vendas realizadas em marketplaces, independentemente de o comprador ser pessoa física ou jurídica.

Na prática, isso vale tanto para empresas optantes pelo Simples Nacional quanto para aquelas enquadradas no Lucro Presumido ou Lucro Real.

A única exceção legal está no caso do MEI (Microempreendedor Individual), que não é obrigado a emitir nota fiscal quando vende para pessoa física (exceto em alguns estados e se o consumidor exigir).

No entanto, mesmo para o MEI, a emissão é obrigatória nas vendas para pessoa jurídica, inclusive para os próprios marketplaces que funcionam como intermediadores.

Além disso, muitos marketplaces exigem que seus vendedores emitam nota fiscal em 100% das transações, mesmo sendo MEI, como condição para integrar o catálogo de lojistas. A Amazon, por exemplo, já exige nota fiscal eletrônica (NF-e) em todas as vendas há alguns anos.

Quais são os tipos de nota fiscal mais utilizados?

Ao vender em marketplaces, os tipos de notas fiscais mais comuns são:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

É o documento padrão para venda de produtos físicos, utilizado por empresas que atuam no comércio. É exigido para circulação de mercadorias e é obrigatoriamente emitida por CNPJ com inscrição estadual.

A NF-e precisa ser emitida antes da postagem do pedido nos Correios ou transportadora.

Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e)

Usada para prestação de serviços, não se aplica à maioria dos vendedores de produtos em marketplaces.

No entanto, empresas que atuam com serviços digitais ou infoprodutos por meio de marketplaces de cursos (como Hotmart ou Eduzz) precisam emitir este tipo de nota.

Como emitir a nota fiscal corretamente?

Emitir nota fiscal em marketplaces requer atenção para evitar erros de preenchimento que podem comprometer a operação. Veja o passo a passo:

1. Tenha um CNPJ ativo e regularizado: O primeiro passo é formalizar seu negócio. Isso inclui abrir um CNPJ, definir o CNAE correto para o tipo de produto ou serviço que será vendido, e obter a inscrição estadual (caso atue com comércio).

2. Cadastre-se na SEFAZ do seu estado: Para emitir a NF-e (modelo 55), é necessário ter autorização da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do seu estado. Após se cadastrar, será possível emitir notas fiscais eletrônicas válidas.

3. Adquira um certificado digital: O certificado digital A1 ou A3 é necessário para assinar digitalmente suas notas fiscais e garantir sua autenticidade. Ele será usado na plataforma de emissão de notas para garantir validade jurídica do documento.

4. Use um sistema emissor de notas:

Você pode emitir a nota fiscal:

• Pelo emissor gratuito da SEFAZ (alguns estados ainda disponibilizam)

• Por softwares emissores próprios do seu ERP (como Bling, Tiny, Omie)

• Por plataformas integradas ao seu marketplace, que automatizam a geração de nota conforme o pedido

5. Preencha os dados corretamente:

Na nota fiscal, informe com precisão:

• Dados do comprador (nome, CPF ou CNPJ, endereço)

• Descrição dos produtos vendidos

• CFOP correto (exemplo: 5.102 – venda de mercadoria adquirida ou recebida de terceiros dentro do estado)

• CST e NCM dos produtos

• Valores unitários, totais, descontos e impostos

6. Envie a nota para o cliente e anexe ao pedido: Com a NF-e gerada, envie uma cópia em PDF para o cliente e anexe o DANFE (documento auxiliar) ao pacote de envio da mercadoria.

Em marketplaces com logística integrada (como o Mercado Envios), a plataforma pode exigir o upload da nota no portal do vendedor antes da postagem.

Quais erros devem ser evitados?

Alguns erros comuns podem causar problemas fiscais, rejeição da nota pela SEFAZ ou até bloqueio da conta no marketplace. Veja o que evitar:

• Usar CNAE incompatível com atividade de comércio eletrônico

• Não ter inscrição estadual ativa (impede emissão de NF-e)

• Informar CFOP ou CST errados

• Emitir nota com data posterior ao envio da mercadoria

• Deixar de enviar a nota para o cliente (gera reclamações e pode configurar infração)

• Omitir a emissão da nota fiscal e operar “por fora”

Para garantir que tudo seja feito da forma correta, o ideal é contar com o apoio de uma contabilidade especializada em e-commerce e marketplaces, como a São Lucas Contabilidade.

O que acontece se eu não emitir nota fiscal no marketplace?

Deixar de emitir notas fiscais pode gerar problemas sérios com o Fisco, como:

• Multas por omissão de receita

• Perda do CNPJ ou desenquadramento do Simples Nacional

• Impedimento de vender nas plataformas, que podem bloquear sua conta

• Dificuldade em captar crédito e crescer o negócio, pela falta de comprovação formal das receitas

Além disso, os marketplaces compartilham dados com a Receita Federal, por meio da DIMP (Declaração de Informações de Meios de Pagamento). Ou seja, mesmo que você não emita nota, suas vendas continuam visíveis para o Fisco.

Conclusão

Emitir nota fiscal em marketplaces é uma obrigação legal do vendedor, e não da plataforma. Mais do que uma exigência, é uma forma de profissionalizar o negócio, manter-se regularizado e transmitir confiança aos clientes.

Com o apoio de uma contabilidade especializada, é possível automatizar o processo de emissão, evitar erros fiscais, escolher o melhor regime tributário e pagar menos impostos com segurança.

A São Lucas Contabilidade é especialista em e-commerce e pode ajudar você a:

• Abrir o CNPJ com o CNAE certo

• Emitir notas fiscais corretamente

• Integrar sistemas para automação da contabilidade

• Escolher o melhor regime para pagar menos impostos

• Organizar toda a parte fiscal e tributária da sua loja

Quer vender nos marketplaces com segurança, eficiência e economia? Fale com a São Lucas Contabilidade e tenha um parceiro que entende do seu negócio!